Masa Berlaku Terjemahan Ijazah: Kapan Perlu Diterjemahkan Ulang?

Masa berlaku terjemahan ijazah tidak ditetapkan oleh peraturan mana pun, sehingga terjemahan tersumpah ijazah dan transkrip Anda tidak otomatis kedaluwarsa karena usianya; yang menentukan masih bisa dipakai atau tidak adalah ketentuan lembaga yang menerimanya. Ijazah juga tidak memiliki tanggal habis berlaku, jadi selama data pada ijazah tidak berubah, terjemahannya pada dasarnya tetap mewakili dokumen yang sama.

Meski begitu, dalam praktik banyak lulusan tetap diminta menerjemahkan ulang. Penyebabnya jarang soal umur terjemahan, melainkan perubahan pada dokumen, proses lanjutan seperti Apostille, atau syarat khusus lembaga tujuan. Artikel ini membahas khusus ijazah dan transkrip: kapan terjemahan lama aman dipakai lagi, kapan sebaiknya dibuat baru, dan contoh ketentuan lembaga yang bisa Anda cek sendiri.

Apakah Terjemahan Ijazah Bisa Kedaluwarsa?

Profesi penerjemah tersumpah saat ini diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025, yang berlaku sejak 19 Februari 2025 dan menggantikan Permenkumham Nomor 29 Tahun 2016 beserta perubahannya, Permenkumham Nomor 4 Tahun 2019. Peraturan ini mengatur pengangkatan, sumpah jabatan, pelaporan, pemberhentian, perpanjangan, dan pengawasan penerjemah tersumpah. Tidak ada pasal yang membatasi berapa lama hasil terjemahan boleh dipakai.

Artinya, bila Anda mendengar bahwa "terjemahan ijazah hanya berlaku enam bulan", angka itu bukan aturan umum. Bisa jadi itu syarat satu lembaga tertentu, kebijakan satu periode pendaftaran, atau sekadar kebiasaan. Selalu telusuri asal ketentuan tersebut sebelum Anda mengeluarkan biaya untuk terjemahan baru.

Untuk gambaran yang lebih luas tentang dokumen lain seperti SKCK atau surat keterangan, aturan mainnya berbeda karena dokumen tersebut memang punya masa berlaku. Di sini kita fokus pada dokumen akademik.

Mengapa Ijazah dan Transkrip Diperlakukan Berbeda

Ijazah dan transkrip mencatat peristiwa yang sudah selesai: Anda lulus dari jenjang tertentu dengan nilai tertentu. Isinya tidak berubah seiring waktu, berbeda dengan rekening koran atau surat keterangan kerja yang menggambarkan keadaan pada tanggal tertentu.

Karena itu, terjemahan tersumpah ijazah yang dibuat beberapa tahun lalu masih mencerminkan isi ijazah yang sama hari ini. Yang perlu Anda periksa adalah apakah dokumen yang diterjemahkan dulu masih identik dengan dokumen yang akan Anda serahkan sekarang, dan apakah bentuk terjemahan lama itu sesuai dengan cara pengajuan lembaga tujuan.

Situasi Nyata yang Membuat Terjemahan Ijazah Perlu Dibuat Ulang

Berikut kondisi yang paling sering membuat lulusan harus menerjemahkan ulang ijazah atau transkripnya.

Lembaga meminta terjemahan terbaru atau bertanggal tertentu

Sebagian kampus, pemberi beasiswa, atau pemberi kerja di luar negeri dapat menetapkan bahwa dokumen pendukung dibuat dalam rentang waktu tertentu sebelum pengajuan. Ketentuan seperti ini berlaku di lembaga itu saja dan bisa berubah tiap periode. Bila panduan resminya menyebut batas tanggal, ikuti panduan tersebut, walaupun terjemahan lama Anda secara isi masih benar.

Ijazah dilegalisir ulang dan lembaga ingin terjemahan dari salinan terbaru

Ada lembaga yang meminta terjemahan dibuat dari fotokopi ijazah yang baru dilegalisir oleh kampus atau sekolah. Bila terjemahan lama Anda dibuat dari salinan lain, isi terjemahannya mungkin tidak memuat keterangan legalisir yang sekarang ada di salinan baru. Dalam kasus ini, terjemahan baru membuat berkas Anda konsisten dari halaman ke halaman.

Perubahan nama atau data

Ijazah dapat diterbitkan ulang atau diberi keterangan perbaikan, misalnya karena kesalahan ejaan nama, perubahan nama melalui penetapan pengadilan, atau perbaikan tanggal lahir. Begitu data di ijazah berbeda dengan data di terjemahan, terjemahan lama tidak lagi mewakili dokumen Anda. Perbedaan kecil seperti satu huruf pada nama pun dapat memicu pertanyaan dari petugas yang memeriksa.

Akan diajukan legalisasi atau Apostille yang baru

Bila terjemahan ijazah perlu di-Apostille, petugas Kementerian Hukum memverifikasi nama, tanda tangan, dan cap pada dokumen dengan spesimen yang tersimpan di pangkalan data Ditjen AHU, sebagaimana diatur Pasal 5 Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille. Permenkum Nomor 4 Tahun 2025 Pasal 16 juga menyebut bahwa proses legalisasi dan Apostille dokumen terjemahan ditunda bila penerjemahnya belum memenuhi kewajiban mengunggah contoh tanda tangan, paraf, dan cap.

Jadi, terjemahan lama yang ditandatangani penerjemah yang datanya tidak lagi dapat diverifikasi berisiko tertahan. Sebelum mengajukan, tanyakan kepada penerjemah apakah spesimennya masih tercatat. Untuk ijazah aslinya, alur Apostille ijazah dan transkrip punya tahapan tersendiri yang sebaiknya Anda rencanakan bersamaan.

Penyetaraan ijazah lulusan luar negeri

Arah sebaliknya juga sering terjadi. Lulusan perguruan tinggi luar negeri yang ingin menyetarakan ijazahnya di Indonesia mengajukan permohonan ke layanan penyetaraan ijazah Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi. Menurut FAQ resmi layanan tersebut, ijazah dan transkrip akademik yang tidak berbahasa Inggris wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah atau sworn translator, sementara terjemahan resmi dari kampus asal dapat diterima dengan melampirkan versi bahasa aslinya. FAQ itu tidak menyebut batas usia terjemahan, tetapi terjemahan harus sesuai dengan ijazah dan transkrip yang Anda unggah.

Contoh Ketentuan Lembaga yang Bisa Anda Cek

Karena penentunya lembaga penerima, biasakan membaca panduan resmi mereka. Dua contoh yang ketentuannya bisa dicek langsung:

• uni-assist (pendaftaran kampus Jerman). Panduan resminya meminta sertifikat pendidikan diunggah dalam bahasa asli, disertai terjemahan ke bahasa Jerman atau Inggris, termasuk transkrip. Terjemahan diterima dari pihak yang berwenang menerjemahkan di bawah sumpah atau dari bagian sekolah atau universitas penerbit yang berwenang. Halaman tersebut tidak menyebut batas usia terjemahan, sehingga terjemahan lama yang memenuhi standar itu pada prinsipnya dapat dipakai.
• Layanan penyetaraan ijazah luar negeri Kemdiktisaintek. Seperti dijelaskan di atas, yang diwajibkan adalah terjemahan tersumpah untuk ijazah dan transkrip yang tidak berbahasa Inggris, bukan terjemahan dengan tanggal tertentu.

Untuk lembaga lain, misalnya pemberi beasiswa atau kampus tujuan, ketentuannya dapat berubah tiap periode. Jangan berpatokan pada pengalaman teman yang mendaftar tahun lalu; buka panduan periode yang sedang berjalan.

Cara Mengecek Terjemahan Ijazah Lama Sebelum Dipakai

Sebelum memutuskan menerjemahkan ulang, lakukan pemeriksaan sederhana berikut:

1. Cocokkan nama, tempat dan tanggal lahir, nomor ijazah, program studi, dan tanggal kelulusan pada terjemahan dengan ijazah yang Anda pegang sekarang.
2. Bandingkan setiap baris mata kuliah dan nilai pada terjemahan transkrip dengan transkrip asli, termasuk IPK dan jumlah SKS.
3. Periksa kelengkapan lembar terjemahan: cap, tanda tangan, dan pernyataan penerjemah tersumpah. Bila Anda hanya punya fotokopinya, cek apakah lembaga menerima salinan atau meminta lembar asli.
4. Baca panduan resmi lembaga tujuan, khususnya bagian dokumen berbahasa asing, batas tanggal dokumen, dan bentuk unggahan.
5. Bila dokumen akan dilegalisasi atau di-Apostille, konfirmasi status penerjemah lebih dulu.
6. Cek arah bahasanya. Terjemahan ke bahasa Inggris tidak bisa menggantikan permintaan terjemahan ke bahasa Jerman, Arab, atau bahasa lain.

Bila ijazah dan transkrip akan Anda terjemahkan baru, pertimbangkan menerjemahkan keduanya sekaligus agar ejaan nama, istilah program studi, dan format tanggalnya seragam.

Menyiapkan Terjemahan Ijazah untuk Tujuan Berikutnya

Kesimpulannya, terjemahan tersumpah ijazah tidak punya tanggal kedaluwarsa menurut peraturan. Terjemahan itu baru perlu diganti bila lembaga tujuan meminta versi terbaru, ijazah atau datanya berubah, salinan yang dilegalisir berbeda, atau proses Apostille dan legalisasi membutuhkan penerjemah yang spesimennya masih tercatat.

Simpan lembar asli terjemahan Anda dengan rapi bersama pindaiannya, karena lembaga yang menerima terjemahan lama biasanya tetap meminta dokumen yang lengkap dan terbaca. Bila Anda perlu terjemahan baru atau ingin terjemahan lama dinilai lebih dulu, tim kami dapat membantu melalui layanan penerjemah tersumpah bahasa Inggris dokumen akademik, atau Anda bisa melihat pilihan bahasa lain di halaman terjemahan dokumen akademik. Bila terjemahan akan dipakai di luar negeri, baca juga aturan legalisasi dokumen terjemahan agar urutan prosesnya tidak terlewat.