Format Dokumen Terjemahan Tersumpah: Foto dan Cap

Format dokumen terjemahan tersumpah pada dasarnya terdiri dari dua lapis: unsur resmi milik penerjemah, yaitu kop, cap, tanda tangan, paraf, dan pernyataan penerjemah, serta isi terjemahan yang menggambarkan seluruh dokumen sumber, termasuk foto, logo, cap instansi, dan meterai. Bentuk unsur resmi itu diatur dalam Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025, sedangkan cara menampilkan unsur visual dokumen sumber mengikuti praktik profesi penerjemah.

Memahami format ini membantu Anda mengecek hasil terjemahan sebelum dikirim ke kampus, kedutaan, atau instansi, sehingga tidak ada bagian yang terlewat.

Unsur Resmi dari Penerjemah Tersumpah

Setelah diambil sumpahnya, penerjemah tersumpah wajib mengunggah ke Kementerian Hukum, antara lain, alamat kantor, contoh tanda tangan dan paraf, teraan cap, serta format pernyataan penerjemah tersumpah. Data inilah yang kemudian menjadi acuan ketika dokumen terjemahan diproses lebih lanjut. Unsur yang umumnya Anda temukan pada hasil terjemahan:

• Kop surat dengan lambang garuda yang mencantumkan nama penerjemah, arah bahasa, nomor keputusan pengangkatan, dan alamat kantor.
• Cap penerjemah tersumpah pada lembar terjemahan.
• Tanda tangan dan paraf penerjemah, yang menurut peraturan menggunakan tinta berwarna biru.
• Pernyataan penerjemah yang menyatakan bahwa terjemahan dibuat dari dokumen yang diserahkan kepadanya, mengikuti format pernyataan yang didaftarkan.

Peraturan yang sama juga menyebut seseorang dapat diangkat untuk satu atau lebih bahasa dan arah bahasa. Karena itu, perhatikan arah bahasa di kop dan cap. Penerjemah dengan arah bahasa Inggris ke Indonesia, misalnya, belum tentu memiliki kewenangan untuk arah sebaliknya.

Ketentuan Bentuk Cap Penerjemah Tersumpah

Permenkum Nomor 4 Tahun 2025 cukup rinci mengatur cap penerjemah tersumpah:

• Berbentuk oval, dengan oval luar berukuran panjang 4,5 cm dan tinggi 3 cm, serta oval dalam yang berjarak 0,5 cm.
• Ruang di dalam lingkaran dalam memuat lambang negara.
• Ruang di antara lingkaran luar dan dalam memuat nama dan arah bahasa, ditulis dengan huruf Arial Narrow.
• Berwarna biru standar tinta cap.

Ketentuan ini berguna saat Anda menerima hasil terjemahan. Cap yang bentuk atau isinya jauh berbeda dari ketentuan tersebut patut ditanyakan kepada penerjemahnya.

Cara Menampilkan Foto, Logo, dan Cap pada Lembar Terjemahan

Dokumen sumber jarang hanya berisi teks. Ijazah memuat foto dan logo kampus, akta memuat cap instansi, surat perjanjian memuat meterai dan tanda tangan para pihak. Penerjemah tidak menyalin gambar tersebut ke lembar terjemahan. Yang lazim dilakukan adalah memberi keterangan di posisi yang sama dengan dokumen sumber, biasanya di dalam tanda kurung siku. Peraturan tidak menetapkan cara penulisan keterangan ini, sehingga gaya tiap penerjemah bisa sedikit berbeda.

Foto pemilik dokumen

Foto pada ijazah, kartu identitas, atau sertifikat biasanya ditulis sebagai keterangan seperti [Pasfoto] di posisi foto berada. Foto aslinya tetap terlihat pada salinan dokumen sumber yang disertakan bersama terjemahan.

Logo dan lambang instansi

Logo kampus, lambang daerah, atau logo perusahaan ditulis sebagai keterangan, misalnya [Logo Universitas], tanpa menggambar ulang logonya.

Cap dan tanda tangan pada dokumen sumber

Cap instansi diberi keterangan beserta tulisan yang terbaca di dalamnya, misalnya [Cap: nama instansi]. Tanda tangan pejabat ditulis sebagai [Tanda tangan], disertai nama dan jabatan yang tercetak. Bila tulisan pada cap tidak terbaca, penerjemah biasanya menuliskan bahwa bagian tersebut tidak terbaca, bukan menebak isinya.

Meterai, kode QR, dan tulisan tangan

Meterai ditulis sebagai keterangan [Meterai] beserta nilai atau keterangan yang tercetak di atasnya. Kode QR atau barcode cukup diberi keterangan keberadaannya. Catatan tulisan tangan, coretan, dan paraf tambahan juga diberi keterangan agar pembaca tahu bagian itu ada di dokumen asli.

Tata Letak: Mengapa Tampilannya Tidak Selalu Sama Persis

Terjemahan tersumpah bertujuan menyampaikan isi dokumen secara utuh, bukan meniru desainnya. Karena itu, tata letak lembar terjemahan bisa berbeda dari dokumen asli. Tabel nilai pada transkrip, misalnya, bisa menjadi lebih panjang karena istilah dalam bahasa Inggris memakan ruang lebih banyak. Bingkai hiasan, warna latar, dan watermark biasanya tidak ditiru.

Yang perlu dijaga adalah urutan informasi dan kelengkapannya. Pembaca di negara tujuan harus bisa mencocokkan setiap bagian terjemahan dengan bagian yang sama di dokumen sumber. Bila dokumen sumber terdiri dari beberapa halaman atau memiliki halaman belakang, terjemahannya pun mencakup seluruh halaman tersebut, termasuk catatan kecil di bagian tepi.

Hubungan Lembar Terjemahan dan Dokumen Sumber

Hasil terjemahan tersumpah umumnya diserahkan bersama salinan dokumen sumber, lalu disatukan sehingga jelas dokumen mana yang diterjemahkan. Banyak penerjemah membubuhkan paraf atau cap pada salinan dokumen sumber dan di setiap halaman terjemahan untuk mencegah halaman tertukar. Detail teknis seperti ini bisa berbeda antarpenerjemah, tetapi tujuannya sama: menjaga keterkaitan antara dokumen asli dan terjemahannya.

Peraturan juga mewajibkan penerjemah tersumpah menyusun reportorium tahunan yang memuat nomor register, jenis dokumen, jumlah halaman teks sumber, arah bahasa, dan identitas pengguna jasa. Karena itu, sebagian penerjemah mencantumkan nomor register pada hasil terjemahannya.

Bila terjemahan akan dilanjutkan ke legalisasi atau Apostille, unsur resmi tadi menjadi penting. Permenkum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille menyebut verifikasi dilakukan dengan mencocokkan tanda tangan dan cap pada dokumen dengan spesimen di pangkalan data Ditjen AHU. Alur lengkapnya bisa Anda baca di artikel aturan legalisasi dokumen terjemahan.

Daftar Cek Saat Menerima Hasil Terjemahan

1. Cocokkan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, dan tanggal penerbitan dengan dokumen asli.
2. Periksa kop: nama penerjemah, arah bahasa, nomor keputusan pengangkatan, dan alamat kantor.
3. Lihat cap dan tanda tangan penerjemah di lembar terjemahan, serta pernyataan penerjemahnya.
4. Cek apakah setiap foto, logo, cap, tanda tangan, dan meterai pada dokumen sumber sudah diberi keterangan.
5. Hitung jumlah halaman terjemahan dan salinan dokumen sumber, lalu cek urutannya.
6. Tanyakan ke lembaga penerima apakah mereka meminta lembar asli bercap, salinan berlegalisir, atau berkas pindaian.

Tips Agar Format Terjemahan Sesuai Kebutuhan

• Serahkan pindaian dokumen yang jelas dan utuh, termasuk bagian belakang bila ada cap atau catatan.
• Sampaikan tujuan penggunaan dokumen sejak awal, misalnya untuk visa, pendaftaran kampus, atau Apostille.
• Bila ejaan nama di dokumen sumber berbeda dengan paspor, sampaikan sejak awal; penerjemah tetap menerjemahkan sesuai dokumen sumber, dan perbedaan data diselesaikan di instansi penerbit.
• Simpan lembar asli terjemahan dengan rapi dan jangan dilepas dari salinan dokumen sumbernya.

Setiap jenis dokumen punya tantangan format sendiri. Untuk akta, putusan, dan surat kuasa, Anda bisa memanfaatkan layanan penerjemah tersumpah dokumen hukum. Untuk akta kelahiran, buku nikah, atau KK, tersedia layanan penerjemah tersumpah dokumen pribadi yang membantu menyiapkan terjemahan dengan format yang rapi dan lengkap.