Perbedaan Layanan Terjemah Reguler dan Tersumpah

Perbedaan layanan terjemah reguler dan tersumpah terletak pada siapa yang menerjemahkan, tanggung jawab hukum atas hasilnya, bentuk dokumen yang Anda terima, dan untuk keperluan apa terjemahan itu bisa dipakai. Terjemahan reguler cukup untuk memahami isi dokumen atau kebutuhan internal, sedangkan terjemahan tersumpah dibutuhkan ketika dokumen akan diserahkan ke instansi, dilegalisasi, atau dipakai sebagai dokumen resmi di negara lain.

Memilih jenis terjemahan yang tepat sejak awal menghemat waktu dan biaya. Salah pilih bisa berarti dokumen dikembalikan oleh instansi, sementara memilih terjemahan tersumpah untuk dokumen yang hanya dibaca internal bisa menjadi pengeluaran yang sebenarnya tidak perlu.

Apa Itu Terjemahan Reguler dan Terjemahan Tersumpah?

Terjemahan reguler adalah terjemahan yang dikerjakan oleh penerjemah atau penyedia jasa tanpa status pengangkatan khusus dari negara. Kualitasnya bisa sangat baik, tetapi hasilnya tidak membawa pernyataan resmi yang diakui instansi.

Terjemahan tersumpah dikerjakan oleh Penerjemah Tersumpah. Menurut Peraturan Menteri Hukum Nomor 4 Tahun 2025, penerjemah tersumpah adalah orang yang mempunyai keahlian menghasilkan terjemahan, telah diangkat dan diambil sumpahnya oleh Menteri Hukum, dan terdaftar di Kementerian Hukum. Hasil kerjanya disebut terjemahan dalam arti peraturan tersebut.

Lima Perbedaan Utama

1. Status penerjemah

Siapa pun yang menguasai dua bahasa dapat membuat terjemahan reguler. Penerjemah tersumpah harus memenuhi syarat pengangkatan, antara lain dinyatakan kompeten dalam sertifikasi kompetensi penerjemah tersumpah, lalu diangkat dengan keputusan Menteri dan mengucapkan sumpah jabatan.

2. Tanggung jawab atas hasil

Penerjemah tersumpah harus bertanggung jawab penuh atas kebenaran dan kualitas hasil terjemahannya. Dalam sumpahnya, ia berjanji menerjemahkan dokumen tanpa menambah maupun mengurangi maksudnya, secara amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, serta menjaga kerahasiaan. Ia juga wajib menyampaikan laporan tahunan dan dapat dikenai sanksi administratif bila lalai. Pada terjemahan reguler, tanggung jawab lebih bergantung pada kesepakatan antara Anda dan penyedia jasa.

3. Bentuk hasil terjemahan

Terjemahan tersumpah dibuat di atas kop penerjemah yang memuat nama, arah bahasa, dan nomor keputusan pengangkatan, lalu dibubuhi cap, tanda tangan, dan pernyataan penerjemah. Terjemahan reguler umumnya berupa berkas biasa tanpa unsur resmi tersebut.

4. Keluwesan gaya bahasa

Terjemahan reguler bisa disesuaikan dengan gaya pembaca, misalnya diringkas, dibuat lebih luwes, atau dilokalkan untuk materi pemasaran. Terjemahan tersumpah tidak boleh menambah atau mengurangi maksud dokumen, sehingga gayanya cenderung setia pada struktur dan isi dokumen sumber.

5. Kegunaan dan proses lanjutan

Terjemahan tersumpah dapat dibawa ke tahap legalisasi atau Apostille, karena tanda tangan dan cap penerjemah terdaftar sebagai spesimen di Kementerian Hukum. Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 14 Tahun 2022 bahkan menyebut bahwa bila dokumen berbahasa asing perlu diterjemahkan ke bahasa Indonesia untuk legalisasi di Kementerian Luar Negeri, penerjemahannya harus dilakukan oleh penerjemah tersumpah yang terdaftar di kementerian bidang hukum. Terjemahan reguler tidak memiliki jalur ini.

Kapan Terjemahan Reguler Sudah Cukup?

Terjemahan reguler masuk akal untuk kebutuhan yang tidak diserahkan ke instansi sebagai dokumen resmi, misalnya:

• Memahami isi kontrak atau surat dari mitra luar negeri sebelum negosiasi.
• Dokumen internal perusahaan, seperti SOP, materi pelatihan, atau notulen rapat.
• Materi pemasaran, profil perusahaan, katalog produk, dan konten situs web.
• Korespondensi bisnis harian dan draf yang masih akan berubah.
• Bahan riset atau referensi pribadi.

Untuk perjanjian dengan pihak asing, Peraturan Presiden Nomor 63 Tahun 2019 tentang penggunaan bahasa Indonesia, sebagaimana dijelaskan Sekretariat Kabinet, mengatur bahwa naskah ditulis juga dalam bahasa nasional pihak asing dan/atau bahasa Inggris sebagai padanan atau terjemahan, dan bila tafsirnya berbeda, berlaku bahasa yang disepakati para pihak. Aturan ini tidak secara khusus mewajibkan penerjemah tersumpah, tetapi banyak perusahaan tetap memilih terjemahan tersumpah bila perjanjian itu kelak perlu diserahkan ke instansi atau dilegalisasi.

Kapan Sebaiknya Memilih Terjemahan Tersumpah?

Pilih terjemahan tersumpah bila dokumen:

• Akan dilegalisasi di Kementerian Hukum dan Kementerian Luar Negeri, atau diajukan Apostille.
• Diminta oleh kedutaan, kantor imigrasi negara tujuan, kampus, atau instansi pemerintah.
• Menjadi bagian dari perizinan usaha, tender, atau pendaftaran badan usaha di luar negeri.
• Dipakai sebagai alat bukti atau lampiran dalam proses hukum.
• Berisi data pribadi atau keuangan yang memerlukan pernyataan resmi penerjemah.

Setiap negara punya pendekatan sendiri. Pemerintah Kanada, misalnya, dalam panduan visanya meminta penerjemah yang bukan certified translator menyertakan affidavit tentang kemampuan bahasa dan ketepatan terjemahannya. Karena itu, selalu cek panduan resmi lembaga penerima.

Risiko Memakai Terjemahan Reguler untuk Dokumen Formal

Menggunakan terjemahan reguler untuk keperluan resmi bisa menimbulkan beberapa masalah:

1. Dokumen dikembalikan karena tidak memenuhi syarat terjemahan resmi.
2. Proses legalisasi atau Apostille tidak bisa diajukan karena tidak ada tanda tangan penerjemah yang terdaftar.
3. Anda harus menerjemahkan ulang dan kehilangan waktu menjelang tenggat.
4. Istilah hukum atau keuangan yang diterjemahkan bebas bisa ditafsirkan berbeda oleh pihak penerima.

Bila dokumen perlu dilegalisasi setelah diterjemahkan, alurnya bisa Anda pelajari di artikel aturan legalisasi dokumen terjemahan.

Contoh Situasi Bisnis Sehari-hari

Agar lebih mudah, berikut beberapa gambaran situasi yang sering dihadapi pelaku usaha:

• Menerima draf kontrak dari pembeli di luar negeri. Selama masih tahap negosiasi, terjemahan reguler cukup untuk memahami isi pasal. Setelah kontrak final dan perlu dilampirkan ke instansi, pertimbangkan terjemahan tersumpah.
• Menyiapkan dokumen pendirian kantor cabang di luar negeri. Akta pendirian, anggaran dasar, dan surat kuasa direksi biasanya diminta dalam bentuk terjemahan resmi yang bisa dilegalisasi.
• Membuat profil perusahaan untuk pameran dagang. Terjemahan reguler yang luwes dan menarik justru lebih cocok daripada terjemahan tersumpah yang kaku.
• Mengajukan tender atau pendaftaran produk di negara lain. Cek dokumen tender; banyak penyelenggara mensyaratkan terjemahan dari penerjemah resmi.

Dalam praktiknya, satu proyek bisa memakai kedua jenis terjemahan: reguler untuk tahap pemahaman, lalu tersumpah untuk versi final yang diserahkan secara resmi.

Cara Menentukan Pilihan dengan Cepat

1. Tanyakan siapa pembaca dokumen: tim internal, mitra, atau instansi.
2. Baca panduan resmi lembaga penerima, terutama bagian dokumen berbahasa asing.
3. Cek apakah dokumen akan dilegalisasi atau di-Apostille.
4. Bila jawabannya instansi atau legalisasi, pilih terjemahan tersumpah sejak awal.
5. Bila hanya untuk dipahami, terjemahan reguler biasanya cukup.

Untuk akta, laporan keuangan, dan dokumen perusahaan lain, Anda dapat melihat ragam layanan pada halaman penerjemah tersumpah dokumen bisnis dan keuangan. Bila dokumen Anda berupa akta kelahiran, KK, atau buku nikah, tersedia layanan penerjemah tersumpah dokumen pribadi.